Hervormde gemeente te Wezep

Inkoopbeleid CvK Inkoopbeleid CvK
Onderstaande notitie is hier te downloaden.

Hervormde gemeente Wezep – Hattemerbroek
Proces voor bestellingen en inkoop.
Het doel is om te komen tot een rechtmatig en integer proces voor de inkoop en bestellingen die door diverse personen binnen onze gemeente worden verricht.
Een goed proces leidt naar uniformiteit, transparantie en mogelijke verbeteringen van opdrachten.
Ook is het van belang dat derden op de hoogte zijn van de uitgangspunten van onze gemeente.

Inkoop kan uit verschillende vormen bestaan;

Aanbesteden -Een vorm van marktbenadering waarbij onze gemeenten, na concurrentiestelling, een opdracht gunt aan de partij die het beste aan de vraag van de gemeente kan voldoen.
Diensten -Het afnemen van diensten.
Inkoop -Alle handelingen waar een factuur van een derde tegenover staat voor werken of diensten.
Offerte -Een aanbod om een bepaald werk uit te voeren.
Ondernemer. -Een ondernemer die lid is van onze Hervormde gemeente Wezep – Hattemerbroek wordt in de gelegenheid gesteld om mee te dingen naar opdrachten in onze gemeente.
Doel. -Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding.
Transparantie -De gevolgde procedure dient navolgbaar en controleerbaar te zijn.
Mandaat. -Binnen onze gemeente worden of zijn personen aangewezen die bevoegd zijn om bestellingen en inkoop voor de gemeente te verzorgen.
Bepalen procedure -Afhankelijk van de opdracht - Aantal potentiele inschrijvers - Gewenste eindresultaat

stap	fase inkoop-proces		toelichting
1	Voortraject		Bepalen van de bestelling of inkoopbehoefte. Bepalen van het aanbod. Raming en bepalen van het financiële budget. Reguliere bestellingen en inkopen tot € 100,- kunnen door de aangewezen personen zelfstandig worden verricht. Bestellingen en inkopen van € 100,- tot € 500,- in overleg met één van de leden van de Wijkraad. Bestellingen en inkopen boven € 500,- bespreken in de Wijkraad en schriftelijk vastleggen. Bestellingen hoger dan € 2.500,- dienen door het College van Kerkrentmeesters vooraf te worden goedgekeurd na controle op passend binnen begroting en schriftelijk te worden vastgelegd. Ook dient de administrateur te worden ingelicht over welk bedrag wanneer betaald moet worden i.v.m. liquiditeit.
2	Specificeren		Indien nodig omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag. Een offerte dient te worden aangevraagd vanaf € 500,-
3	Selecteren		Eventuele voorselectie maken van geïnteresseerde aanbieders. Offertes evalueren. Nader onderhandelen en aanvullende voorwaarden vaststellen.
4	Contracteren		Ondertekenen van de overeenkomst door voorzitter en secretaris van de College van Kerkrentmeesters. Registreren getekende overeenkomst vanuit Inkoopproces of voor verplichtingen op langere termijn.
5	Bestellen		Het uitvoeren van de opdracht mag pas geschieden als aan de voorwaarden onder 1 is voldaan. Controle door iemand die niet betrokken is geweest bij het bestellen. (functiescheiding) Bij bedragen vanaf €2.500 dient de administrateur te worden ingelicht over welk bedrag wanneer betaald moet worden i.v.m. liquiditeit.
6		Bewaken		Controleren of de bestelling en de afgesproken prestaties zijn geleverd. Tijdige betaling van de factuur door de administrateur wanneer deze is voorzien van 2 parafen via de mail of op de nota. Administrateur dient van te voren te zijn ingelicht over bedrag en betaaltermijn. De administrateur neemt bij ontbreken van de parafen of goedkeuring contact op met het betrokken gemeentelid, de penningmeester van het CvK en/of de desbetreffende firma.